G-Dent este o clinică stomatologică fictivă folosită pentru a demonstra cum o clinică modernă poate automatiza gestionarea lead-urilor, reminderele, feedback-ul, retenția pacienților, documentele și raportarea.
Vreau un sistem similarSistemul de automatizare G-Dent vizează procesele repetitive care încetinesc clinicile și duc la oportunități pierdute.
Inainte de a crea automatizarile, a fost nevoie de un setup initial care a cuprins crearea unui site de prezentare, legarea formularului de contact din site la un CRM (in cazul de fata pentru simplitate nu s-a folosit un CRM efectiv ci fisiere Google Sheets) si crearea unei pagini de Facebook pentru clinica
Scenariu: Sistemul trimite un reminder înainte de programarea pacientului pentru a reduce neprezentările.
Beneficiu pentru clinică: Clinica protejează veniturile din programări și reduce munca recepției.
Date de intrare: Informații despre programările care urmează în următoarea perioadă
Date de ieșire: Email-uri de reamintire a programărilor trimise clienților.
Scenariu: Când un pacient completează formularul de pe site, sistemul trimite automat un mesaj de confirmare.
Beneficiu pentru clinică: Clinica răspunde imediat și crește încrederea pacientului încă de la primul contact.
Date de intrare: Informațiile completate de pacient în formular
Date de ieșire: Replay automat trimis lead-ului de către sistem, în care acesta este informat că urmează să fie contactat în curând de un angajat al cabinetului.
Scenariu: Sistemul clasifică lead-urile noi în categorii precum urgent, implant sau informativ.
Beneficiu pentru clinică: Clinica știe ce lead-uri trebuie contactate primele și care au prioritate comercială ridicată.
Date de intrare: Informațiile completate de pacient în formular
Date de ieșire: Label setat in sistem cu tipul lead-ului
Scenariu: Când un lead este clasificat ca urgent, medicul sau persoana responsabilă primește automat o notificare.
Beneficiu pentru clinică: Pacienții urgenți sunt tratați mai rapid, iar viteza de conversie crește.
Date de intrare: Lead clasificat ca urgent.
Date de ieșire: Notificare urgentă către medic sau echipa clinicii.
Scenariu: Dacă un lead a completat formularul, dar nu a răspuns la telefon, sistemul trimite automat un mesaj de follow-up.
Beneficiu pentru clinică: Clinica recuperează lead-uri care altfel ar fi pierdute după o singură încercare de contact.
Date de intrare: Informațiile despre lead
Date de ieșire: Email sau mesaj de follow-up.
Scenariu: După vizita pacientului, sistemul trimite automat o solicitare de feedback intern.
Beneficiu pentru clinică: Clinica primește feedback structurat fără follow-up manual.
Date de intrare: Detalii pacient, data vizitei și serviciul efectuat.
Date de ieșire: Email de solicitare feedback.
Scenariu: Dacă feedback-ul este pozitiv, sistemul cere pacientului o recenzie pe Google Maps.
Beneficiu pentru clinică: Clinica își crește numărul de recenzii și reputația online.
Date de intrare: Rezultat feedback pozitiv.
Date de ieșire: Mesaj de solicitare recenzie Google.
Scenariu: Sistemul inspectează automat fiecare feedback primit și trimite o alertă către echipa clinicii dacă răspunsul este negativ.
Beneficiu pentru clinică: Medicul sau managerul poate interveni înainte ca problema să devină publică.
Date de intrare: Fiecare feedback completat de pacienți
Date de ieșire: Alertă către clinică pentru feedback negativ.
Scenariu: Sistemul trimite recomandări personalizate după tratament, în funcție de serviciul efectuat.
Beneficiu pentru clinică: Pacienții primesc comunicare mai bună după tratament, iar echipa economisește timp.
Date de intrare: Informații despre fiecare programare efectuată
Date de ieșire: Email personalizat cu recomandări post-tratament.
Scenariu: Sistemul trimite automat mesaje personalizate sau oferte speciale de ziua pacienților.
Beneficiu pentru clinică: Clinica menține o relație mai apropiată cu pacienții și poate genera reveniri.
Date de intrare: Informații despre pacienții care își servează ziua de naștere în ziua curentă
Date de ieșire: Mesaj aniversar sau ofertă specială.
Scenariu: Sistemul trimite un email promoțional pacienților care nu au mai revenit în clinică de peste șase luni.
Beneficiu pentru clinică: Clinica generează venituri suplimentare din baza existentă de pacienți.
Date de intrare: Listă pacienților care nu au mai venit de mai bine de 6 luni la clinică (detectată automat)
Date de ieșire: Email sau mesaj de reactivare.
Scenariu: Sistemul publică automat postări pregătite pentru rețelele sociale (Facebook).
Beneficiu pentru clinică: Clinica menține o prezență online constantă cu mai puțină muncă manuală.
Date de intrare: Un topic de postare de interes pentru clinică
Date de ieșire: Postare publicată pe social media (Facebook).
Scenariu: Înainte de programare, sistemul trimite formularul de date personale, acordul GDPR, consimțământul informat și chestionarul medical.
Beneficiu pentru clinică: Clinica reduce întârzierile administrative și pregătește dosarul pacientului din timp.
Date de intrare: Detaliile unei programări
Date de ieșire: Email sau mesaj cu documentele necesare.
Scenariu: Sistemul verifică dacă documentele GDPR sau consimțămintele completate au fost primite înapoi pe email.
Beneficiu pentru clinică: Echipa știe ce documente lipsesc înainte ca pacientul să ajungă la clinică.
Date de intrare: Email pacient, documente trimise și atașamente primite pe email.
Date de ieșire: Marcare status completare documente.
Scenariu: Sistemul generează un raport săptămânal cu lead-uri, programări, pacienți noi, rata de prezentare și alți indicatori.
Beneficiu pentru clinică: Ownerul clinicii vede performanța operațională fără să construiască manual rapoarte.
Date de intrare: Date despre lead-uri, programări și pacienți.
Date de ieșire: Raport managerial săptămânal.
Pentru simplitatea acestei demonstrații s-au folosit fișiere Google Sheets pentru a stoca diverse informații despre pacienți, lead-uri, programări, social media. Dar aceste scenarii de automatizare pot fi implementate la fel de bine folosind sistemul dvs. actual (CRM, alte fisiere, baze de date, aplicații custom, etc)
Sistemul poate fi adaptat în jurul acestui instrument, fără să impună o structură rigidă.
Sistemul poate fi adaptat în jurul acestui instrument, fără să impună o structură rigidă.
Sistemul poate fi adaptat în jurul acestui instrument, fără să impună o structură rigidă.
Sistemul poate fi adaptat în jurul acestui instrument, fără să impună o structură rigidă.
Sistemul poate fi adaptat în jurul acestui instrument, fără să impună o structură rigidă.
Sistemul poate fi adaptat în jurul acestui instrument, fără să impună o structură rigidă.
Pentru simplitatea acestei demonstrații s-a folosit email-ul ca modalitate de comunicare cu pacienții, cu lead-urile și pentru notificări interne. Dar aceste scenarii de automatizare pot fi implementate la fel de bine folosind și alte modalități de comunicare precum SMS, WhatsApp, Microsoft Teams, Slack, Notion, ClickUp, etc.
Pentru simplitatea acestei demonstrații s-a ales platforma Facebook pentru automatizare procesului de publicare a postărilor. Dar acest scenariu poate fi implementate la fel de bine folosind și alte canale precum Instagram, LinkedIn, TikTok, blog etc.
După ce sistemul de bază funcționează, clinica poate adăuga fluxuri pentru planuri de tratament, marketing, plăți, inventar și raportare.
Un scenariu practic de automatizare care poate reduce munca manuală sau poate crea oportunități noi de business.
Un scenariu practic de automatizare care poate reduce munca manuală sau poate crea oportunități noi de business.
Un scenariu practic de automatizare care poate reduce munca manuală sau poate crea oportunități noi de business.
Un scenariu practic de automatizare care poate reduce munca manuală sau poate crea oportunități noi de business.
Un scenariu practic de automatizare care poate reduce munca manuală sau poate crea oportunități noi de business.
Un scenariu practic de automatizare care poate reduce munca manuală sau poate crea oportunități noi de business.
Un scenariu practic de automatizare care poate reduce munca manuală sau poate crea oportunități noi de business.
Un scenariu practic de automatizare care poate reduce munca manuală sau poate crea oportunități noi de business.
Un scenariu practic de automatizare care poate reduce munca manuală sau poate crea oportunități noi de business.
Un scenariu practic de automatizare care poate reduce munca manuală sau poate crea oportunități noi de business.
Automatizarea nu mai este doar un upgrade tehnic. Ea influențează direct viteza de răspuns, experiența pacientului, reputația online și controlul operațional.
Pacienții se așteaptă la răspunsuri rapide
Clinicile pierd venituri din programări ratate
Sarcinile manuale consumă timp valoros al echipei
Recenziile online influențează decizia pacienților
Răspunsul rapid la lead-uri crește conversia
Automatizarea oferă ownerilor mai mult control
Instrumentele AI creează avantaj competitiv
Adoptarea timpurie creează operațiuni mai eficiente
Contactează Zet Automation și primește un plan personalizat de automatizare, adaptat serviciilor, fluxului de pacienți, CRM-ului, canalelor de comunicare și obiectivelor clinicii.